# Zvací e-mail jako save the date > Předběžné oznámení události: zvací e-mail bez registračního tlačítka, jen s datem v kalendáři. Použití před spuštěním registrace. - Kanonický článek (Help Center): https://help.happenee.com/cs/articles/63-zvaci-e-mail-jako-save-the-date - English version: https://aidocs.happenee.com/en/using-the-invitation-e-mail-as-a-save-the-date.md - Kolekce: Komunikace a pozvánky - Aktualizováno: 2026-05-04 --- > **Krátce** > Save the date je předběžné oznámení o události, které účastník dostane dříve než plnou pozvánku. Cílem je rezervovat si datum v kalendáři, ne ještě registrovat. V Happenee se save the date pošle přes zvací e-mail s **vypnutým registračním tlačítkem** a **přiloženým ICS souborem** pro přidání do kalendáře. Plná pozvánka s registrací jde stejnému kontaktu později jako další zvací e-mail nebo e-mailová kampaň. ## Jak začít - Rozhodněte, kdy save the date pošlete — typicky 2–6 měsíců před událostí, dostatečně dopředu na to, aby si účastníci zarezervovali termín. - Připravte minimální obsah: krátký text *„rezervujte si datum“*, název události, místo (nebo *„místo upřesníme“*), datum. - Domluvte se s týmem, kdy půjde **plná pozvánka** s registračním odkazem — typicky 4–8 týdnů před událostí. ## Detail ### Princip — proč save the date a ne hned pozvánka Save the date plní jednu funkci: **rezervovat termín v kalendáři účastníka dřív, než je registrace připravená**. Hodí se ve dvou situacích: - Událost je v daleké budoucnosti a nemáte ještě dořešený program, vstupenky nebo location, ale chcete, aby si účastníci datum drželi. - Cílíte na publikum, které má nabité kalendáře (top management, klíčoví klienti) a registraci dělíte na fáze. Save the date není nic jiného než zvací e-mail v jiné konfiguraci. Stejný modul, stejný systém — jen registrační tlačítko nezobrazujete a místo něj nabídnete přidání do kalendáře. ### Konfigurace zvacího e-mailu pro save the date V administraci události otevřete **Zvací e-mail** a v jeho nastavení proveďte dvě úpravy: - **Skrýt registrační tlačítko.** V sekci *Registrační tlačítko* přepnete viditelnost na skryté. E-mail půjde bez CTA, který by účastníka vedl na registrační formulář — ten ještě nemusí být ostře připravený. - **Přidat ICS soubor pro kalendář.** V sekci s úvodním obrázkem / nastavením přílohy zapnete ICS. Účastník po otevření přílohy přidá událost do svého kalendáře (Outlook, Google Calendar, Apple Calendar) jediným klikem. Obsah těla e-mailu napište jako save-the-date zprávu: krátký text, datum, místo nebo „místo upřesníme“, informace, že plná pozvánka přijde později. ### Odeslání save the date Save the date posíláte stejně jako běžný zvací e-mail — přes sekci *Odeslání* v modulu Zvací e-mail. Pokud máte celý seznam kontaktů přiřazený k události, použijete **hromadné odeslání**. Pokud jde jen o úzký okruh (například VIP), můžete poslat **individuální** odeslání zadáním jednotlivých e-mailových adres. ### Workflow: save the date → plná pozvánka Save the date je **první krok** dvoufázové komunikace. Druhý krok přichází později a má dvě varianty: - **Druhý zvací e-mail po přepnutí.** Po odeslání save the date upravíte zvací e-mail — zapnete registrační tlačítko, vypnete ICS (nebo ho ponecháte), upravíte text, a stejnému seznamu kontaktů pošlete znovu. Hodí se, když si chcete držet jednu logickou linku. - **E-mailová kampaň jako plná pozvánka.** Místo přepínání zvacího e-mailu pošlete **e-mailovou kampaň** s plným registračním tlačítkem. Kampaně dovolují cílit přesněji (na skupiny, na nezaregistrované) a držet historii několika rozesílek vedle sebe. Většina organizátorů v ostrém provozu volí tuto cestu — viz článek *Kdy použít zvací e-mail a kdy e-mailovou kampaň*. ### Co save the date typicky neobsahuje - **Cenu vstupenky** — pokud je událost placená, save the date jen avizuje událost a registrace s nákupem přijde ve druhé fázi. - **Plný program** — stačí 1–2 řádky, co účastníka čeká. - **Detailní logistiku** (parkování, jídlo, dress code) — ta patří do potvrzovacího e-mailu a infomailu před událostí. ## Na co si dát pozor ### Save the date pošlete s registračním tlačítkem zapnutým, účastník klikne a otevře se prázdný registrační formulář Před odesláním ověřte, že máte registrační tlačítko skryté. Jinak účastník skončí v rozpracované registraci, která ještě nemá vstupenky / otázky / cenu finalizované, a vznikne falešně-pozitivní registrace, kterou pak musíte ručně řešit. ### Save the date a plnou pozvánku pošlete těsně za sebou Smysl save the date je předstih. Pokud pošlete obě e-maily ve stejném týdnu, ztrácí save the date svůj účel a účastník dostane dva podobné e-maily zbytečně. Plánujte odstup typicky **alespoň 4 týdny**. ### V druhé fázi pošlete plnou pozvánku jako další zvací e-mail, ale stejnému publiku Pokud chcete cílit přesněji (jen na ty, kteří save the date četli, nebo naopak na ty, kteří ho nečetli), zvolte ve druhé fázi **e-mailovou kampaň** — má cílení podle stavu *přečetl / nepřečetl zvací e-mail*. Zvací e-mail tuto granularitu nemá, vždy jde všem přiřazeným kontaktům. ### ICS soubor v kalendáři nemá správný čas události, protože v základním nastavení události chybí časové pásmo ICS bere datum a čas přímo z nastavení události. Pokud nemáte správně vyplněné **časové pásmo** v základním nastavení, účastník v cizí časové zóně dostane do kalendáře špatný čas. Před odesláním save the date proto ověřte základní nastavení události. ## Související články - [Jak funguje zvací e-mail](https://aidocs.happenee.com/cs/jak-funguje-zvaci-e-mail.md) - [Vytvoření a odeslání e-mailové kampaně](https://aidocs.happenee.com/cs/vytvoreni-a-odeslani-e-mailove-kampane.md) - [Kdy použít zvací e-mail a kdy e-mailovou kampaň](https://aidocs.happenee.com/cs/kdy-pouzit-zvaci-e-mail-a-kdy-kampan.md) - [Cílení komunikace podle skupin a stavů](https://aidocs.happenee.com/cs/cileni-komunikace-podle-skupin-a-stavu.md) - [Komunikační flow před událostí](https://aidocs.happenee.com/cs/komunikacni-flow-pred-udalosti.md)