# Správa ubytování a výběru spolubydlícího > Jak nechat účastníky vybrat si v registračním formuláři spolubydlícího a připravit data pro hotel. - Kanonický článek (Help Center): https://help.happenee.com/cs/articles/16-sprava-ubytovani-a-vyberu-spolubydliciho - English version: https://aidocs.happenee.com/en/managing-accommodation-and-roommate-selection.md - Kolekce: Nastavení eventu a registrace - Aktualizováno: 2026-11-04 --- > **Krátce** > Pokud u události zajišťujete **ubytování**, můžete účastníkům umožnit vybrat si spolubydlícího přímo v registračním formuláři. Varianty ubytování (dvoulůžkový pokoj, jednolůžkový pokoj, bez ubytování) nabídnete běžnou výběrovou otázkou a pod odpověď pro dvoulůžkový pokoj navážete otázku typu 7, ve které účastník vybírá spolubydlícího ze seznamu kontaktů přiřazených k události. Pokoje pro jednu nebo dvě osoby vytvoříte a rozdělíte v **Administraci pokojů**, hromadně i jako číselnou řadu od zvoleného počátečního čísla. Odtud stáhnete i export do Excelu pro hotel. ## Jak začít - Rozhodněte, jaké varianty ubytování nabídnete a jestli účastníkům dovolíte zvolit, že preferenci spolubydlícího nemají. Takové účastníky pak do pokojů rozdělujete sami. - Před otevřením registrace si ověřte, že všichni, kdo se budou moct vybírat navzájem, jsou přiřazeni k události v Kontaktech a skupinách. Výběr probíhá ze seznamu přiřazených, ne až zaregistrovaných. - Spočítejte si potřebný počet jednolůžkových a dvoulůžkových pokojů a vytvořte je předem. Jednolůžkové pokoje přidělujete jen vy v administraci. - Na konci máte export do Excelu pro hotel. Ujistěte se, že hotel tento formát přijme a že v něm najde údaje, které potřebuje. ## Detail ### Varianty ubytování a otázka typu 7 Otázka typu 7 řeší jen výběr spolubydlícího, vlastní varianty ubytování nemá. Nastavení proto skládáte ze dvou otázek na záložce **Doplňující otázky** registračního formuláře: 1. Přidejte výběrovou otázku s variantami, které má účastník vidět, například *Dvoulůžkový pokoj*, *Jednolůžkový pokoj* a *Nechci ubytování*. Ke každé variantě můžete navázat další podmíněnou otázku, třeba *Jaké je vaše preferované patro?*. 2. Pod odpověď *Dvoulůžkový pokoj* navažte podmínkou otázku typu 7 — *Ubytování se spolubydlícím*. Přidáte ji přes **+ Nová otázka** a v dropdownu **Vyberte typ otázky** ji najdete pod číslem 7. Otázku typu 7 nejde nastavit jako **Nepovinné**. 3. V nastavení otázky typu 7 můžete zapnout **Možnost „Nemám preferenci spolubydlícího“**. Účastník, který ji zvolí, dostane záznam o ubytování bez pokoje a do pokoje ho přiřadíte vy v Administraci pokojů. Systém ho sám s nikým nespáruje. Kdo odešle formulář bez otázky typu 7, například protože zvolil *Nechci ubytování*, je v administraci veden jako účastník bez ubytování. ### Administrace pokojů **Administraci pokojů** otevřete tlačítkem s ikonou postele v řádku otázky typu 7 v seznamu doplňujících otázek. Otevře se na samostatné stránce v nové záložce s názvem události nahoře. Stránka má tři části: - **Vlevo** je vyhledávání pokojů a účastníků a volba **Zobrazit pokoje**: *Všechny*, *Prázdné*, *Částečně obsazené* a *Plně obsazené*. - **Uprostřed** jsou karty **Pokoje** s obsazenými i volnými místy a pod nimi formulář **Přidat** pro vytváření pokojů. - **Vpravo** je **Seznam účastníků** s vlastním vyhledáváním, volbou **Zobrazit účastníky** (*Se spolubydlícím / bez preference*, *Všichni zaregistrovaní*, *Všichni*) a legendou stavů. Hledání funguje i bez diakritiky, takže *Ruzicka* najde i *Růžička*. Tlačítko **Export do Excelu** je v hlavičce stránky. ### Vytvoření pokojů 1. Ve formuláři **Přidat** zvolte **Kapacita**: jednolůžkové (lze přiřadit jen v administraci), nebo dvoulůžkové. Jiné kapacity Happenee nenabízí. 2. Vyberte **Vytvořit 1x pokoj**, nebo **Vytvořit více pokojů**. 3. U jednoho pokoje vyplňte **Název pokoje**. Počet pokojů a počáteční číslo se v tomto režimu nezobrazují. 4. U více pokojů vyplňte **Počet pokojů k vygenerování** a **Počáteční číslo**. Výchozí začátek je 1; zadejte kladné celé číslo. **Název pokoje** je v tomto režimu volitelný prefix. 5. Pro pět pokojů s čísly `200, 201, 202, 203, 204` nechte název prázdný, nastavte počet 5 a počáteční číslo 200. S názvem `Pokoj` vzniknou pokoje `Pokoj 200` až `Pokoj 204`. 6. Klikněte na **Přidat**. Začátek řady nastavujete sami; další řada nepokračuje automaticky od dalšího volného čísla. Neplatné počáteční číslo Happenee odmítne dřív, než vytvoří první pokoj. > Jednolůžkový pokoj lze přiřadit pouze v administraci. Účastník si ho v registračním formuláři vybrat nemůže, i když mu nabídnete variantu *Jednolůžkový pokoj*. Při registraci systém přiděluje jen pokoje pro dvě osoby. Opakujte pro každou kategorii pokojů, kterou potřebujete. Hlídejte si celkový počet: pokud vytvoříte málo pokojů, některé účastníky nebudete mít kam ubytovat. Název pokoje upravíte kliknutím na něj, pokoj smažete ikonou **Odebrat pokoj** u jeho názvu. Smazání po potvrzení je nevratné. ### Jak probíhá výběr spolubydlícího 1. Účastník A ve formuláři zvolí dvoulůžkový pokoj. 2. Zobrazí se mu pole *Vyberte spolubydlícího* se seznamem **kontaktů přiřazených k události** (jméno, příjmení a e-mail). Ze seznamu průběžně mizí ti, kdo už pokoj mají, ubytování odmítli, zrušili účast nebo se odhlásili. Pokud je otázka omezená na skupiny, seznam obsahuje jen jejich členy. 3. Účastník A vybere účastníka B a dokončí registraci. 4. Když účastník B vyplňuje svou registraci, uvidí jméno toho, kdo si ho vybral, a tlačítko pro změnu. Samostatné tlačítko pro potvrzení tam není: - Pokud formulář odešle s ponechaným výběrem, dvojici tím potvrdí. - Pokud zvolí někoho jiného, původní vazbu rozváže a vytvoří novou. Účastník A o tom nedostane žádnou zprávu; změnu uvidí až při dalším otevření formuláře. Výjimka: pokud účastník B dokončil registraci dřív, než si ho A vybral, zapíše ho výběr účastníka A do pokoje rovnou. Účastník B nic nepotvrzuje a upozornění nedostane. ### Rozdělení pokojů v administraci Účastníka přiřadíte přetažením ze seznamu vpravo na volné místo v pokoji. Stejně ho přesunete do jiného pokoje nebo vrátíte zpět do seznamu. Křížek u osoby v pokoji ji také vrátí do seznamu účastníků. Křížek u osoby v pravém seznamu má jinou funkci: po potvrzení ji označí jako **Bez ubytování**. Po potvrzeném přiřazení nebo odebrání se zobrazí zelené hlášení. Pokud se změnu nepodaří potvrdit, objeví se červené hlášení a zobrazení se vrátí do posledního známého stavu. Obnovte stránku a zkontrolujte obsazení: chybějící odpověď sama neznamená, že se změna neuložila. U účastníků vidíte štítky stavu, které vysvětluje legenda pod seznamem: - **Neregistrován** — kontakt je přiřazený k události, ale registraci nedokončil. - **Přihlášen bez ubytování** — účastník ubytování nechce, nebo jste ho tak označili vy. - **Nezúčastní se** — účastník svou účast zrušil. - **Odhlásil se z události** — účastník se z události odhlásil. U osob v pokojích se navíc může zobrazit štítek **Admin**, pokud je do pokoje přiřadil organizátor, a štítek **Odmítnutý**, pokud se jejich původní dvojice rozpadla, třeba protože protějšek vybral někoho jiného nebo zrušil účast. ### Export pro hotel Tlačítkem **Export do Excelu** stáhnete soubor se seznamem účastníků události. Obsahuje kontaktní údaje, stav pozvánky a registrace, skupiny, vlastní pole a odpovědi na otázky registračního formuláře. K tomu přidává stav ubytování, pokoj, preferovaného spolubydlícího, informaci o odmítnutém spolubydlícím a datum úpravy organizátorem. Typ pokoje samostatný sloupec nemá. Jiný formát než Excel export nenabízí. ### Vícejazyčnost Texty otázek, včetně variant ubytování ve výběrové otázce, upravujte ve všech jazycích, které má událost přidané. Názvy pokojů ani legenda v administraci se účastníkům nezobrazují (jsou jen pro organizátora), takže je nemusíte překládat. ## Na co si dát pozor ### Účastníci si nemohou vybrat spolubydlícího, protože v seznamu nejsou. Organizátor neví proč Výběr probíhá ze seznamu **kontaktů přiřazených k události**, ne zaregistrovaných. Pokud chcete, aby si účastníci vybírali navzájem, přiřaďte je všechny k události předem, hromadně přes skupinu nebo import. Ze seznamu také vypadnou ti, kdo už pokoj mají nebo ubytování odmítli. ### Vytvořeno málo pokojů. Část účastníků projde formulářem, ale ubytování jim nelze přidělit Spočítejte si potřebný počet pokojů před spuštěním registrace a dejte si rezervu, optimálně 10 %. Pokoje doplníte kdykoli formulářem **Přidat** v Administraci pokojů. U nové řady zadejte počáteční číslo, které navazuje na tu předchozí, jinak vzniknou pokoje se stejnými názvy. ### Účastník B se ocitl v pokoji s někým, koho si sám nevybral Pokud B dokončil registraci dřív, než si ho A vybral, výběr účastníka A ho zapíše do pokoje bez jeho potvrzení a bez upozornění. Jestli je pro vás souhlas obou stran důležitý, zkontrolujte dvojice v Administraci pokojů a případné změny domluvte s účastníky přímo. ### Změna typu pokoje po registraci (z dvoulůžkového na jednolůžkový). Účastník byl spárovaný a nyní je sám V administraci ručně přerovnejte účastníky. Pokud má událost hodně změn, vyčkejte s finálním rozdělením pokojů až do uzavření registrace. Vyhnete se opakovanému přerovnávání. ### Hotel potřebuje typ pokoje, ale v exportu ho nenajde Export typ pokoje samostatně neuvádí. Pokud ho hotel potřebuje, odlište typ už v názvu pokojů, třeba prefixem řady (`DBL 200` až `DBL 204`), nebo sloupec doplňte v Excelu. Údaje, které formulář nesbírá (například termín příjezdu a odjezdu), do formuláře přidejte jako další otázky. ### Po zkopírování události chybí pokoje Kopie události nepřenese vytvořené pokoje ani podmíněné otázky, tedy ani navázání otázky typu 7 pod variantu dvoulůžkového pokoje. V kopii pokoje vytvořte znovu v Administraci pokojů a podmínku otázky typu 7 nastavte znovu. ## Související články - [Nastavení registračního formuláře](https://aidocs.happenee.com/cs/nastaveni-registracniho-formulare.md) - [Jak fungují podmíněné otázky v registračním formuláři](https://aidocs.happenee.com/cs/jak-funguji-podminene-otazky-v-registracnim-formulari.md) - [Práce se skupinami a viditelností](https://aidocs.happenee.com/cs/prace-se-skupinami-a-viditelnosti.md) - [Správa kontaktů a skupin ve workspace](https://aidocs.happenee.com/cs/sprava-kontaktu-a-skupin-ve-workspace.md) - [Příprava dat pro ubytovatele](https://aidocs.happenee.com/cs/priprava-dat-pro-ubytovatele.md)