# Příprava dat pro ubytovatele > Jak ručně sestavit data pro hotel z několika exportů, když Happenee zatím nenabízí jeden sloučený export. - Kanonický článek (Help Center): https://help.happenee.com/cs/articles/49-priprava-dat-pro-ubytovatele - English version: https://aidocs.happenee.com/en/preparing-data-for-accommodation-providers.md - Kolekce: Den události a provoz na místě - Aktualizováno: 2026-04-27 --- > **Krátce** > Pokud u vícedenní události zajišťujete ubytování, **hotel typicky potřebuje víc informací, než Happenee exportuje jedním kliknutím**. Obsazení pokojů (kdo s kým) máte v Administraci pokojů. Kontaktní údaje, data příjezdu / odjezdu, preference a speciální požadavky jsou v registračním formuláři. Pro hotel si data **slepujete ručně** z několika exportů — typicky přes e-mail jako klíč ve spreadsheetu. Automatický sloučený export pro ubytovatele Happenee zatím nenabízí. ## Jak začít - **Ujasněte si s hotelem**, co přesně na seznamu potřebuje — jméno, e-mail, telefon, datum check-in / check-out, typ pokoje, spolubydlící, dietní omezení, speciální požadavky. - V **registračním formuláři** zajistěte, že všechny tyto údaje sbíráte — buď jako standardní kontaktní pole (jméno, e-mail), nebo jako **doplňující otázky** (datum příjezdu, strava, poznámka). - Pro **výběr spolubydlícího** použijte otázku typu 7 a nastavte **Administraci pokojů** (viz článek *Správa ubytování a výběru spolubydlícího*). - Finální tabulku pro hotel připravujte **7 a více dní před událostí** — pozdní změny v registraci už se do seznamu špatně dostávají a vznikají nesrovnalosti. - Určete **jednoho vlastníka** v týmu, který tabulku drží a aktualizuje. Nikdy do ní neklikejte paralelně ve dvou. ## Detail ### Co Happenee exportuje standardně Pokud používáte ubytování přes otázku typu 7, máte v administraci události tři zdroje dat: - **Administrace pokojů** (v detailu otázky typu 7) — seznam vygenerovaných pokojů a kdo v nich je. Export obsahuje **jméno, e-mail, název pokoje, typ pokoje, spolubydlící**. Nic víc. - **Registrační formulář / odpovědi** — export odpovědí všech účastníků na všechny doplňující otázky. Sem patří datum příjezdu, stravovací omezení, požadavky typu „pozdní check-in“, „dětská postýlka“. - **Správa kontaktů a skupin** — kontaktní údaje (telefon, firma, vlastní pole kontaktů). Základ pro hotel, pokud vyžaduje telefonní číslo. ### Jak data slepovat Protože automatizovaný export pro ubytovatele Happenee **zatím nenabízí**, data si skládáte ručně. Typický postup: 1. **Vyexportujte administraci pokojů** — máte tabulku *jméno + e-mail + pokoj + typ + spolubydlící*. 2. **Vyexportujte odpovědi z registračního formuláře** — tabulka se všemi doplňujícími otázkami. 3. **Vyexportujte kontakty ze správy kontaktů** — telefon, firma, další pole. 4. **Sloučte v Excelu** přes **e-mail jako klíč** (VLOOKUP / INDEX-MATCH / Power Query). E-mail je nejspolehlivější identifikátor — jméno se může zapsat s diakritikou jinak, e-mail je unikátní. 5. **Pročistěte** — zkontrolujte prázdná pole, duplicitní registrace, účastníky, kteří se odhlásili (viz legenda barev v administraci pokojů — fialově podbarvený = *uživatel se odhlásil z události*). 6. **Formátujte podle požadavku hotelu** — ne každý hotel přijímá Excel; některé vyžadují CSV, jiné PDF se seznamem po jménech. ### Pozor na export administrace pokojů Export z Administrace pokojů je záměrně **minimalistický** — obsahuje jen identitu účastníka a pokoj. **Neobsahuje** datum příjezdu, stravování, telefon, speciální požadavky. Tyto údaje jsou v **registračním formuláři** (doplňující otázky) nebo v **kontaktních polích**. Pokud je potřebujete, musíte si je přidat ručně. ### Typické údaje, které hotel vyžaduje navíc - **Telefonní číslo** — vyžadováno téměř vždy (hotel volá při problému). Nastavte ho jako pole v registračním formuláři nebo ve vlastních polích kontaktů. - **Datum příjezdu a odjezdu** — pokud účastníci přijíždějí v různé dny. Typicky jako doplňující otázka typu *datum*. - **Preference pokoje** — například jednolůžkový pokoj, konkrétní patro nebo nekuřácký pokoj. Doplňující otázka typu *jedna odpověď z více* nebo *vlastní text*. - **Stravovací omezení** — doplňující otázka s několika variantami (vegetariánská, veganská, bezlepková, alergie). - **Čas příjezdu** — pokud hotel řeší kapacitu recepce. Otázka typu *čas*. Pokud pro tyto údaje **nemáte odpovídající otázky ve formuláři**, hotel je nedostane — a vy se na ně nedoptáte (událost je za týden, účastníci se už neregistrují). Připravte formulář **před otevřením registrace**, nikoliv po. ### Doporučený timing - **Před otevřením registrace**: domluvte s hotelem, co potřebuje. Nastavte formulář tak, aby všechny údaje sbíral. - **Průběžně během registrace**: exportujte kontrolní tabulku (týdně). Hlídejte, jestli se registrující vejdou do vygenerovaných pokojů (viz článek *Správa ubytování a výběru spolubydlícího*). - **7–10 dní před událostí**: finální tabulku pro hotel. Pošlete a vyjednejte potvrzení. Změny po tomto termínu řešte individuálně. - **2–3 dny před událostí**: poslat hotelu **aktualizaci** (odhlášení, pozdní přihlášení). Ideálně stejný formát. ### Doporučení: jeden vlastník I když tým obsluhy události je víc lidí, **finální seznam pro hotel má mít jednoho vlastníka**. Dvě paralelní verze v Excelu jsou zdroj chyb. Vlastník má přístup k administraci události, vidí změny v registraci a je v kontaktu s hotelem. ## Na co si dát pozor ### Organizátor pošle hotelu rovnou export z Administrace pokojů a diví se, že hotel volá a ptá se na telefony a diety Export z Administrace pokojů obsahuje jen jméno + e-mail + pokoj. Kontakty a speciální požadavky musíte doplnit z exportu registračního formuláře a kontaktů. ### Registrační formulář neobsahuje pole, které hotel vyžaduje (typicky telefon nebo datum příjezdu) Formulář připravte **před otevřením registrace**. Dodatečné doptávání jednotlivě e-mailem je pracné a nikdy se nenavrátí 100 % odpovědí. ### Tabulku pro hotel drží dva lidé paralelně, každý udělá malé úpravy a výsledek se rozchází Jeden vlastník. Ostatní v týmu jen dodávají podklady — nikdy needitují přímo. ### Tabulka poslána hotelu dopoledne, odpoledne se odhlásí 5 účastníků. Hotel účtuje všech 5 pokojů Domluvte si s hotelem **cutoff datum** pro finální seznam (storno podmínky). Po cutoffu už změny účtuje. Předtím je flexibilita vaše. ### Hotel nepřijímá Excel, očekává CSV nebo PDF Ověřte formát dopředu. Excel se snadno převede do CSV (Soubor → Uložit jako). PDF vyexportujete přes tisk do PDF s pevným rozložením. ### Organizátor očekává jeden hotový export „pro hotel“ jako tlačítko v Happenee Automatizovaný export pro ubytovatele **Happenee zatím nenabízí**. Pracujete ručně s kombinací exportů. Pokud řešíte velkou událost s ubytováním pravidelně, investujte do šablony v Excelu, kterou znovu použijete. ## Související články - [Správa ubytování a výběru spolubydlícího](https://aidocs.happenee.com/cs/sprava-ubytovani-a-vyberu-spolubydliciho.md) - [Nastavení registračního formuláře](https://aidocs.happenee.com/cs/nastaveni-registracniho-formulare.md) - [Správa kontaktů a skupin ve workspace](https://aidocs.happenee.com/cs/sprava-kontaktu-a-skupin-ve-workspace.md) - [Jak fungují podmíněné otázky v registračním formuláři](https://aidocs.happenee.com/cs/jak-funguji-podminene-otazky-v-registracnim-formulari.md) - [Práce s objednávkami a exporty](https://aidocs.happenee.com/cs/prace-s-objednavkami-a-exporty.md)