# Práce se soubory ve workspace > Centrální úložiště dokumentů ve workspace — nahrání souboru, rozdíl mezi veřejným a soukromým odkazem a kdy použít Soubory místo externího úložiště. - Kanonický článek (Help Center): https://help.happenee.com/cs/articles/75-prace-se-soubory-ve-workspace - English version: https://aidocs.happenee.com/en/working-with-workspace-files.md - Kolekce: Začínáme s Happenee - Aktualizováno: 2026-09-09 --- > **Krátce** > **Soubory** jsou centrální úložiště dokumentů ve workspace, sdílené napříč všemi událostmi. Nahrajete sem PDF, obrázek nebo prezentaci — nejvýš **5 MB** — a dostanete odkaz, kterým se na dokument odkážete z obsahu události, z e-mailu nebo z microsite. Ke každému souboru existuje **veřejný odkaz** i **soukromý odkaz** — rozdíl mezi nimi rozhoduje o tom, jestli dokument otevře kdokoli, nebo jen přihlášený účastník. ## Jak začít Soubory najdete v levém menu na úrovni workspace jako samostatnou položku **Soubory**. Nahrání má tři kroky: 1. Klikněte na **Nahrát soubor** a vyberte dokument z počítače. Vejít se musí do **5 MB**. 2. Po nahrání zkopírujte odkaz — **veřejný** pro cokoli, co má vidět kdokoli s odkazem, **soukromý** pro to, co má zůstat za přihlášením. 3. Odkaz vložte tam, kde ho potřebujete: do vlastního obsahu na microsite, do těla e-mailu nebo do pole s URL. Rozmyslete si dopředu, jestli dokument vůbec patří do Happenee. Když ho máte na firemním webu a jinde ho už udržujete, odkazujte na něj přímo — dva zdroje téhož PDF znamenají dvě verze, které se rozejdou. ## Detail ### Kdy použít Soubory a kdy externí úložiště Happenee nevyžaduje, abyste dokumenty hostovali u něj. Odkazovat můžete kamkoli — na SharePoint, Disk Google, firemní web. **Soubory** dávají smysl ve třech situacích: - Dokument existuje **jen kvůli události** (program v PDF, mapa areálu, podmínky soutěže) a nikde jinde ho neudržujete. - Potřebujete odkaz, který **přežije** i po odchodu kolegy, jemuž patří sdílený disk. - Chcete mít vše k události na jednom místě, aby se v tom vyznal i někdo další z týmu. Naopak dokumenty, které mají svého vlastníka jinde (obchodní podmínky, zásady zpracování údajů na webu, výroční zpráva), nechte tam, kde jsou. ### Veřejný a soukromý odkaz Ke každému nahranému souboru dostanete dvě adresy a liší se tím, **koho k dokumentu pustí**: - **Veřejný odkaz** — otevře ho kdokoli, kdo ho má. Použijte ho pro vše, co nevadí mít venku: program, mapu, prezentace ke stažení, vlastní dokument zásad zpracování osobních údajů. - **Soukromý odkaz** — dokument otevřou **jen přihlášení účastníci**. Není to interní odkaz pro administraci; je to způsob, jak dát materiál k dispozici lidem na vaší události, ale ne celému internetu. Soukromý odkaz je tedy plnohodnotný nástroj, ne nouzová varianta. Hodí se na podklady, které patří účastníkům a nikomu jinému — prezentace řečníků, seznam kontaktů, materiály z workshopu. Volba mezi nimi je věcná, ne kosmetická. Veřejný odkaz nechrání nic než neznalost adresy, takže cokoli citlivého patří za soukromý. A naopak: soukromý odkaz v pozvánce pro někoho, kdo se ještě nepřihlásil, znamená dotaz do vaší schránky místo otevřeného dokumentu. ### Formáty a velikost Nahrát můžete běžné dokumenty, tabulky, prezentace, obrázky i archivy — konkrétně `.PDF`, `.DOC`, `.DOCX`, `.RTF`, `.TXT`, `.XLS`, `.XLSX`, `.PPT`, `.PPTX`, `.XML`, `.JPG`, `.JPEG`, `.PNG`, `.GIF`, `.ZIP`, `.RAR`, `.TAR`, `.MP4` a `.AVI`. **Limit je 5 MB na soubor** a je to hlavní omezení, se kterým je potřeba počítat dopředu. Video se do něj prakticky nevejde, i když jsou formáty `.MP4` a `.AVI` v seznamu; totéž platí pro větší archivy a prezentace plné fotografií. **Soubory jsou úložiště pro dokumenty, ne pro média** — na video použijte streamovací službu a odkažte se na ni, na velké balíčky externí úložiště. ### Kde se odkaz na soubor hodí - **Vlastní obsah na microsite a v aplikaci** — dlaždice, která po kliknutí otevře PDF. - **E-maily a kampaně** — odkaz v těle zprávy místo přílohy. Odkaz nezvětšuje zprávu o přílohu. Nová verze souboru ale získá novou adresu a už odeslaný e-mail tím nezměníte. - **Ochrana osobních údajů** — když u varianty s vlastním dokumentem nemáte text nikde veřejně, nahrajte ho sem a použijte veřejný odkaz. ### Aktualizace dokumentu Akce **Upravit** u souboru mění **jen jeho název** — obsah nahradit nejde. Když se dokument změní (posunutý program, opravená mapa), nahráváte ho znovu jako **nový soubor**, takže dostanete i **nový odkaz**. To je zásadní důsledek: nový odkaz musíte vyměnit všude, kde jste na dokument odkazovali — v obsahu, na microsite i v naplánovaných kampaních. **Už odeslané e-maily s původním odkazem přepsat nejde**, takže dokument, který se bude měnit i po rozeslání pozvánek, do Souborů nepatří. Odkazujte na něj z místa, kde umíte přepsat obsah pod stejnou adresou — firemní web, sdílený disk. Před smazáním staré verze počítejte s tím, že přestane fungovat i odkaz, který jste už rozeslali. Pokud na něj někdo může kliknout, pošlete napřed novou adresu. ## Na co si dát pozor ### Do pozvánky se vloží soukromý odkaz Účastník, který ještě není přihlášený, dokument neotevře a místo programu vám přijde dotaz do schránky. Soukromý odkaz počítá s přihlášením, takže do e-mailu mířícího na lidi před registrací nepatří. Než odkaz vložíte do pozvánky nebo kampaně, otevřete ho v anonymním okně prohlížeče — uvidíte přesně to, co uvidí adresát bez přihlášení. ### Dokument se udržuje na dvou místech Typicky když má organizace program na webu a zároveň ho nahraje jako PDF do **Souborů**. Po první změně termínu se verze rozejdou a účastník potká obě. Zvolte jeden zdroj pravdy a odkazujte na něj odevšad. ### Příloha místo odkazu Posílat program jako přílohu e-mailu vypadá pohodlně, ale přílohu už neopravíte a zvyšuje riziko, že zpráva skončí ve spamu. Nový obsah souboru ve workspace vyžaduje nové nahrání a nový odkaz; adresu v již odeslaném e-mailu tím nepřepíšete. Pro průběžně měněný dokument zvolte spravovanou stránku nebo úložiště, kde lze obsah měnit pod stejnou adresou. ### Do Souborů se zkouší nahrát video nebo velký balíček Limit 5 MB na soubor to nepustí, i když jsou `.MP4` a `.AVI` mezi povolenými formáty. Naplánujte to dopředu: video hostujte na streamovací službě a do obsahu vložte odkaz na ni, objemné materiály nechte na firemním úložišti. Do Souborů patří dokumenty — program, mapa, podmínky, prezentace. ## Související články - [Nastavení workspace](https://aidocs.happenee.com/cs/nastaveni-workspace.md) - [Nastavení ochrany osobních údajů](https://aidocs.happenee.com/cs/nastaveni-ochrany-osobnich-udaju.md) - [Použití vlastního obsahu (FAQ, mapa, informační bloky)](https://aidocs.happenee.com/cs/pouziti-vlastniho-obsahu.md)