# Plánování follow-up komunikace po události > Co poslat účastníkům po události: děkovný e-mail, dotazník, materiály, navazující pozvánka. Jak segmentovat podle účasti. - Kanonický článek (Help Center): https://help.happenee.com/cs/articles/65-planovani-follow-up-komunikace-po-udalosti - English version: https://aidocs.happenee.com/en/planning-follow-up-communication-after-the-event.md - Kolekce: Komunikace a pozvánky - Aktualizováno: 2026-08-04 --- > **Krátce** > Follow-up je sekvence komunikace po skončení události, která navazuje vztah a sbírá zpětnou vazbu. Typicky obsahuje **děkovný e-mail** do 24 hodin, **dotazník zpětné vazby** do týdne, případně **materiály z události** (prezentace, fotky, záznamy) a **pozvánku na další události**. V Happenee follow-up jede přes **e-mailové kampaně** s cílením podle účasti — jiná zpráva pro ty, kdo přišli, jiná pro ty, kdo se nedostavili. Připravit kampaně jde už před událostí, pak jen spustit. ## Jak začít - Rozhodněte, **co po události pošlete a komu**: minimálně děkovný e-mail (přišli) a dotazník (přišli). Volitelně: materiály z události, pozvánka na navazující události, omluvný / motivační e-mail pro ty, kdo se nedostavili. - Připravte **šablony kampaní dopředu** — ideálně před událostí, ať to nepadá na poslední chvíli, kdy je tým unavený. - Domluvte si s týmem, **kdo zpracuje výsledky dotazníku** a do kdy. Bez vyhodnocení je dotazník jen objem. ## Detail ### Sekvence: typický timeline follow-upu Většina událostí vystačí s touto sekvencí: 1. **T+24 h (následující den)** — krátký děkovný e-mail. Pouze poděkování, žádné prodejní CTA. 2. **T+3 až 5 dní** — dotazník zpětné vazby. Krátký, 5–10 otázek, max. 3 minuty. 3. **T+1 až 2 týdny** — materiály z události (prezentace, fotky, záznamy přednášek), pokud byly slíbeny. 4. **T+4 až 6 týdnů** — soft pozvánka na další události nebo navazující obsah (newsletter, blog). Tahle sekvence je orientace, ne dogma. Menší události vystačí s 1–2 e-maily, velké konference s rozsáhlejším programem mohou rozdělit follow-up na více vln. ### Děkovný e-mail (T+24 h) První e-mail po události. Jeden cíl: **uzavřít zážitek**. Krátký text (3–5 vět), poděkování za účast, zmínka konkrétního momentu z události (téma keynote, fotka publika, číslo účastníků), avizace, že přijde dotazník nebo materiály. V Happenee posíláte přes **e-mailovou kampaň** s cílením na **status *Zúčastní se***, případně **stav check-inu *Přišel*** (pokud chcete striktně jen ty, kdo opravdu fyzicky dorazili). V den po události je nejvyšší pozornost — open rate děkovných e-mailů bývá výrazně nad průměrem ostatních kampaní. Nemarkujete v něm prodej, ale můžete tam dát odkaz na materiály nebo dotazník, který přijde v další vlně. ### Dotazník zpětné vazby (T+3 až 5 dní) Dotazník po události je nejcennější zdroj informací pro plánování dalších ročníků. Dva přístupy: - **Externí formulář** (Typeform, Google Forms) — odkaz vložíte do e-mailové kampaně. Více grafických možností, jednodušší segmentace odpovědí. - **Engagement funkce *Dotazník* v účastnické aplikaci** — pokud máte aplikaci aktivní i po události, dotazník v ní zachytí ty, kdo aplikaci ještě otevřou. Ti, kdo aplikaci nepoužívají, dotazník neuvidí — proto kombinujte. Klíčová pravidla pro dotazník po události: - **Krátký** — 5 až 10 otázek, max. 3 minuty. Delší dotazníky mají strmě klesající dokončovací rate. - **Mix škál a otevřených odpovědí** — NPS / hodnocení 1–10 + 1–2 otevřené otázky (*„Co byste příště změnili?“*). - **Cílení na účastníky** — kampaň jde na *status Zúčastní se* nebo *Přišel*. Nezaregistrovaným nebo nedostavivším se dotazník nedávejte. ### Materiály z události (T+1 až 2 týdny) Pokud jste účastníkům slíbili prezentace, fotky, záznamy nebo handouty, **e-mailová kampaň s odkazy** je standardní cesta. Připravte: - Souhrnný odkaz (Google Drive složka, vlastní landing page, sekce na microsite). - Krátký popis, co je k dispozici a co ne (často chybí záznam jednoho speakera, který nesouhlasil — radši to napsat předem). - Odkaz na vyplnění dotazníku, pokud ještě nebyl odeslán nebo má nízký response rate. Cílení: stejné jako u děkovného e-mailu (přišli). Materiály obvykle nejdou nepřítomným — pokud chcete, aby se k nim dostali, je to oddělené rozhodnutí (často „ne, ti viděli ode mě jen pozvánku“). ### Pozvánka na další události (T+4 až 6 týdnů) Pokud má smysl pozvat účastníky na navazující události, posíláte ji **až po vyhodnocení dotazníku** — víte, kdo byl spokojený, a víte, jaký formát rezonoval. Často probíhá tato vlna paralelně se startem kampaně na nový event a má vlastní logiku — viz článek *Vytvoření a odeslání e-mailové kampaně*. ### Cílení podle účasti — kdo dostane co Happenee umí cílit kampaně podle stavu registrace i podle stavu check-inu. Mapování: - **Status registrace *Zúčastní se*** — všichni, kdo se na události hlásili a souhlasili s účastí. Cíl pro děkovný e-mail a dotazník. - **Stav check-inu *Přišel*** — fyzicky přišli, byli odbaveni. Striktnější výběr; vhodný pro dotazník, kde chcete jen ty, kdo událost skutečně zažili. - **Stav check-inu *Nepřišel*** — registrovali se, nepřišli. Volitelně omluvný / motivační e-mail (*„Mrzí nás, že jste se nedostali, posíláme aspoň záznam“*). - **Nezaregistrovaní** — pozvánku dostali, ale neregistrovali se. Po události typicky nechávat na pokoji; pokud chcete navazovat, počkejte na další pozvánku v rámci nového eventu. ### Doposlání nově přiřazeným kontaktům Pokud po odeslání kampaně přibudou další kontakty (například pozdě se přihlásí někdo k follow-up materiálům), e-mailová kampaň je umí oslovit dodatečně — na záložce **Rozesílky** je panel **Doposlat kampaň nově přiřazeným** a tlačítko **Nově přiřazení**. Ušetří to vytváření nové kampaně se stejným obsahem a všechny vlny zůstanou v historii jedné kampaně. ## Na co si dát pozor ### Děkovný e-mail naplánovaný na pondělí ráno přijde po víkendu pozdě, událost se konala v sobotu Posílejte děkovný e-mail v rámci 24 hodin od konce události, ideálně tentýž večer nebo druhý den ráno. Po víkendu se priorita účastníka přesune na pracovní agendu a děkovný e-mail zapadne. ### Dotazník jde všem kontaktům včetně nezaregistrovaných a těch, kdo nepřišli Zacilte kampaň s dotazníkem na status *Zúčastní se* nebo *Přišel*, ne na *Všechny*. Jinak dostanete zmatené odpovědi od lidí, kteří událost hodnotí slepě, a zkreslíte si vyhodnocení. ### Materiály slíbené v děkovném e-mailu, ale poslané o tři týdny později Pokud v děkovném e-mailu řeknete *„materiály pošleme příští týden“*, dodržte to. Pokud nevíte, kdy budou hotové, neavizujte termín — *„materiály pošleme, jakmile je shromáždíme“* je férovější. Posunutý slib se hůř doplňuje než nezavázaný. ### Follow-up se připravuje až po události, tým je unavený, kvalita textů klesá Připravte všechny šablony **před událostí**. Po události stačí krátká finální úprava (konkrétní moment, číslo účastníků, odkazy na materiály). Tým je v dnech po události v útlumu a copywriting trpí. ### Pozvánka na další události jde příliš brzy a působí jako hned-další-prodej Mezi follow-upem aktuální události a pozvánkou na další si dejte odstup alespoň 4 týdny. Účastník potřebuje pauzu, jinak vás vnímá jako agresivního. ## Související články - [Vytvoření a odeslání e-mailové kampaně](https://aidocs.happenee.com/cs/vytvoreni-a-odeslani-e-mailove-kampane.md) - [Cílení komunikace podle skupin a stavů](https://aidocs.happenee.com/cs/cileni-komunikace-podle-skupin-a-stavu.md) - [Komunikační flow v den události](https://aidocs.happenee.com/cs/komunikacni-flow-v-den-akce.md) - [Kdy použít zvací e-mail a kdy e-mailovou kampaň](https://aidocs.happenee.com/cs/kdy-pouzit-zvaci-e-mail-a-kdy-kampan.md)