# Komunikační flow v den události > Sekvence komunikace v den události: ranní e-mail s QR vstupenkou, push oznámení v aplikaci, kampaně pro nezaregistrované. - Kanonický článek (Help Center): https://help.happenee.com/cs/articles/64-komunikacni-flow-v-den-udalosti - English version: https://aidocs.happenee.com/en/communication-flow-on-the-event-day.md - Kolekce: Komunikace a pozvánky - Aktualizováno: 2026-08-07 --- > **Krátce** > V den události se komunikace přesune z předregistračního e-mailingu na operativní vrstvu: **ranní reminder s QR vstupenkou** přes e-mailovou kampaň, **oznámení v aplikaci** v průběhu dne (změny programu, výsledky soutěží) a poslední **kampaně pro nezaregistrované**, kteří ještě stojí na pomezí. Cíl: zkrátit fronty u check-inu, držet účastníky v obraze a zachytit pozdní rozhodnutí. Připravit komunikaci je třeba dopředu — v den události se už nemá dělat copywriting, jen spouštět naplánované rozesílky. ## Jak začít - Připravte si **timeline komunikace** den předem: ranní e-mail (T−1 h před začátkem), oznámení během dne, případně závěrečné poděkování po události (to už je follow-up, viz článek *Plánování follow-up komunikace*). - Naplánujte **e-mailovou kampaň s PDF vstupenkou a QR kódem** na ráno události. Cíl: aby účastník měl vstupenku po ruce v prvních e-mailech, ne hluboko v inboxu. - Připravte si **šablony oznámení** v účastnické aplikaci — alespoň jedno uvítací, jedno avizující změnu programu, jedno pro výsledky / soutěže. - Mějte plán **fallbacku pro nezaregistrované**: poslední kampaň den před událostí pro ty, kteří se ještě nepřihlásili. ## Detail ### Ranní e-mail s QR vstupenkou Standardně dostane účastník QR vstupenku v **potvrzovacím e-mailu** hned po registraci a má ji v účastnické aplikaci v sekci vstupenek. Problém: pokud se registroval před týdny nebo měsíci, e-mail se mu mezitím zanořil. V den události přichází ke vstupu a hledá ho ve frontě. Řešení: **ráno události pošlete e-mailovou kampaň s aktuální PDF vstupenkou a QR kódem**. Kampaň nastavíte takto: - **Cílení:** *Všichni přihlášení* (Zúčastní se / Attending). Tedy ne nezaregistrovaní, ne odmítnutí — jen ti, kdo přijdou. - **Obsah:** krátký text *„dnes se vidíme, tady máte vstupenku, připravte si ji u vstupu“*, případně logistické info (parkování, vchod, čas registrace). - **Příloha:** v nastavení kampaně zapnete **PDF vstupenka s QR kódem**. PDF vygeneruje systém pro každý kontakt unikátně. - **Naplánujte odeslání** typicky **1 hodinu před otevřením registrace**, ne dřív (aby byl e-mail nahoře v inboxu, když účastník odjíždí na událost). ### Oznámení v aplikaci v průběhu dne Pro účastníky, kteří mají staženou účastnickou aplikaci, je **Oznámení** rychlejší a méně rušivé než e-mail. Hodí se na: - **Uvítání ráno** — *„Vítáme vás na události, registrace je od 9:00 v hlavním foyer.“* - **Změny programu** — odložení sessionu, přesun do jiného sálu, výpadek řečníka. - **Vyhlášení výsledků** — soutěž, hlasování, networking leader. - **Připomenutí** — *„Networking break začíná za 10 minut v sále A.“* Oznámení mají dvě cesty doručení: **push notifikaci** (vyskočí na zamčenou obrazovku telefonu) a zápis do feedu *Novinky / Oznámení* v aplikaci. Detaily v článku *Používání oznámení v účastnické aplikaci*. Připravte šablony oznámení **dopředu** — v den události se nestihne formulovat. Stačí ne-finální draft, který před odesláním upravíte podle aktuální situace. ### Kampaň pro nezaregistrované — poslední pokus Pokud máte ke dni před událostí v seznamu kontaktů *nezaregistrované* (mají pozvánku, ale neudělali registraci), poslední **e-mailová kampaň den před událostí** často přivede 5–15 % z nich. Cílení nastavíte jako *Nezaregistrovaní* nebo *Co si nepřečetli zvací e-mail*. Obsah: krátký reminder s argumentem, proč přijít, a registrační tlačítko vedoucí rovnou na formulář. Kampaň lze cílit i na ty, kteří **nezobrazili účastnickou aplikaci** (mobilní nebo webovou). Pokud událost pracuje s placenými vstupenkami a registrace se den před událostí zavírá, naplánujte tuto kampaň **před deadlinem**, ne po něm. ### Sekvence: doporučený timeline Většina událostí vystačí s touto sekvencí v den události: 1. **T−24 h** — kampaň pro nezaregistrované (poslední pokus, pokud ještě jde registrovat). 2. **T−1 h** — kampaň s PDF vstupenkou a QR pro všechny přihlášené. 3. **T+0** (otevření registrace) — uvítací oznámení v aplikaci. 4. **Průběžně** — oznámení o změnách programu / výsledcích / break-připomenutí. 5. **T+konec události** — krátké poděkování a info, že přijde follow-up (tomu se věnuje samostatný článek). ### Co dělat, když účastník nemá QR V den události není vyhnutí — někdo dorazí bez QR (nestáhl si aplikaci, neotevřel e-mail, smazal). Pro tyto případy je **Prezence** ve webovém prostředí a **servisní aplikace** připravené: - Personál v Prezenci vyhledá účastníka, znovu mu pošle vstupenku e-mailem (tlačítko *Znovu odeslat*), nebo ho odbaví ručně. - V servisní aplikaci jde i **rychlé přidání nového účastníka** (jméno + příjmení), pokud někdo přijde, kdo nebyl v původním seznamu. Detail v článku *Jak funguje check-in a skenování QR kódů*. ## Na co si dát pozor ### Ranní kampaň naplánovaná na 7:00 dorazí účastníkům, kteří už jsou na cestě a nemají signál Plánujte odeslání tak, aby účastník měl e-mail **dostatečně dopředu před cestou**. T−1 h je často pozdě. Pro událost v 9:00 zvažte odeslání v 7:00 nebo i den předem ráno, pokud cesta na místo trvá ≥ 1 h. ### Kampaň s PDF vstupenkou jde i lidem, kteří se odhlásili nebo nedostavili Cílte explicitně na status *Zúčastní se* (Attending), ne na *Všechny*. Bez cílení dostanou kampaň i ti, kdo registraci zrušili nebo neodpověděli, a vznikne zmatek. ### Oznámení v aplikaci se odešle před událostí, ale účastník v ní ještě není přihlášený. Push se neukáže Push notifikace vyžaduje, aby měl účastník staženou aplikaci a alespoň jednou se do ní přihlásil. Pokud potřebujete oslovit i ty, kdo aplikaci ještě neotevřeli, použijte **e-mailovou kampaň** místo oznámení (nebo paralelně). ### Změna programu odeslaná jako oznámení s velkým časovým předstihem ztratí pozornost — účastník už si ji nepřečte v moment, kdy potřebuje Kritické změny (výpadek řečníka, přesun sálu) posílejte **bezprostředně před momentem**, kdy se mají projevit. Oznámení s 6h předstihem zapadne, oznámení s 10min předstihem účastník zaregistruje. ### Den události se najednou musí udělat copywriting, protože šablony nejsou připravené V den události se má **spouštět**, ne psát. Připravte si všechny e-maily a oznámení dopředu, ideálně s rezervou na last-minute úpravy. Provoz na místě nesnese delší texty psané za chodu. ## Související články - [Vytvoření a odeslání e-mailové kampaně](https://aidocs.happenee.com/cs/vytvoreni-a-odeslani-e-mailove-kampane.md) - [Cílení komunikace podle skupin a stavů](https://aidocs.happenee.com/cs/cileni-komunikace-podle-skupin-a-stavu.md) - [Používání oznámení v účastnické aplikaci](https://aidocs.happenee.com/cs/pouzivani-oznameni-v-ucastnicke-aplikaci.md) - [Cesta účastníka z microsite do účastnické aplikace](https://aidocs.happenee.com/cs/cesta-ucastnika-z-microsite-do-aplikace.md) - [Jak funguje check-in a skenování QR kódů](https://aidocs.happenee.com/cs/jak-funguje-check-in-a-skenovani-qr-kodu.md) - [Co dělat, když účastník bez QR stojí ve frontě](https://aidocs.happenee.com/cs/co-delat-kdyz-ucastnik-bez-qr-stoji-ve-fronte.md) - [Plánování follow-up komunikace po události](https://aidocs.happenee.com/cs/planovani-follow-up-komunikace-po-akci.md) - [Komunikační flow před událostí](https://aidocs.happenee.com/cs/komunikacni-flow-pred-udalosti.md) - [Co zkontrolovat v den události](https://aidocs.happenee.com/cs/co-zkontrolovat-v-den-udalosti.md)