# Komunikační flow před událostí > Sekvence komunikace od save the date po den před událostí — kdy jde plná pozvánka, připomínka nezaregistrovaným a infomail s logistikou, a čím se která vlna posílá. - Kanonický článek (Help Center): https://help.happenee.com/cs/articles/79-komunikacni-flow-pred-udalosti - English version: https://aidocs.happenee.com/en/communication-flow-before-the-event.md - Kolekce: Komunikace a pozvánky - Aktualizováno: 2026-09-21 --- > **Krátce** > Komunikace před událostí není jeden e-mail, ale **sekvence vln** — save the date, plná pozvánka, jedna až dvě připomínky nezaregistrovaným a těsně před událostí infomail s logistikou. Každá vlna má jiný cíl a jiné publikum, takže se liší i nástrojem: první pozvánku obvykle unese zvací e-mail, všechno cílené na konkrétní stav nebo skupinu patří do e-mailové kampaně. Rozvržení vln si připravte dřív, než rozešlete první zprávu. ## Jak začít Vezměte datum události a odpočítejte zpět. Pro střední firemní událost nebo konferenci funguje tahle kostra: - **T−2 až T−6 měsíců — Save the date.** Všem pozvaným, zvacím e-mailem se skrytým registračním tlačítkem. - **T−4 až T−8 týdnů — Plná pozvánka s registrací.** Všem pozvaným, zvacím e-mailem nebo kampaní. - **T−2 týdny — Připomínka.** Jen těm, kdo nereagovali; kampaní cílenou na stav. - **T−3 až T−5 dní — Poslední výzva.** Jen nezaregistrovaným; kampaní cílenou na stav. - **T−1 až T−2 dny — Infomail s logistikou.** Jen registrovaným, kampaní. Termíny posuňte podle typu události: u interního firemního setkání stačí kratší náběh, u konference s placenými vstupenkami začněte dřív a připomínek pošlete víc. ## Detail ### Save the date První vlna má jediný úkol — zablokovat lidem termín v kalendáři. Program ani registrace ještě nemusí být hotové. V Happenee se posílá jako varianta zvacího e-mailu se **skrytým registračním tlačítkem** a s přiloženým ICS souborem, aby si účastník rovnou uložil termín do kalendáře. Detailní postup je v článku [Zvací e-mail jako save the date](https://aidocs.happenee.com/cs/zvaci-e-mail-jako-save-the-date.md). ### Plná pozvánka Druhá vlna už zve k registraci. Tady se rozhoduje, jestli použijete zvací e-mail, nebo kampaň: - **Zvací e-mail** stačí, když posíláte jednu zprávu všem přiřazeným kontaktům a nepotřebujete cílit. - **Kampaň** zvolte, když chcete oslovit různé skupiny jiným textem (jinak zvete vedení, jinak řadové zaměstnance) nebo rozesílku naplánovat na konkrétní čas. Rozdíl v možnostech obou nástrojů je popsaný v článku [Kdy použít zvací e-mail a kdy e-mailovou kampaň](https://aidocs.happenee.com/cs/kdy-pouzit-zvaci-e-mail-a-kdy-kampan.md). ### Připomínky nezaregistrovaným Nejúčinnější a zároveň nejčastěji vynechaná vlna. Kampaň cílíte podle **stavu účastníka** tak, aby ji dostali jen lidé, kteří na pozvánku nereagovali. Kdo se už zaregistroval, ji nesmí dostat — nic tím nezískáte a vypadá to nepozorně. Dvě připomínky jsou obvykle strop. Třetí a další už mají klesající výtěžnost a zvyšují riziko, že si příjemce zprávu označí jako nevyžádanou. ### Infomail s logistikou Poslední vlna před událostí míří **jen na registrované** a řeší praktické věci: kde je vstup, jak se parkuje, v kolik se otevírá registrace, jaký je dress code, co si vzít se sebou. Sem patří i připomenutí, že vstupenka s QR kódem přišla v potvrzovacím e-mailu a je i v účastnické aplikaci. Detailní logistika nepatří do pozvánky — v momentě zvaní ji stejně většina lidí nečte a do dne události ji zapomene. ### Čím se liší od komunikace v den události Tenhle článek končí den před událostí. Ranní e-mail s QR vstupenkou, oznámení v aplikaci během dne a poslední kampaň pro nezaregistrované jsou samostatná sekvence — viz [Komunikační flow v den události](https://aidocs.happenee.com/cs/komunikacni-flow-v-den-akce.md). ### Příprava textů dopředu Všechny vlny napište **před spuštěním registrace**, ne postupně. Připomínka psaná narychlo večer před odesláním je poznat a u dvojjazyčné události se u ní nejčastěji zapomíná druhá jazyková verze. Kampaně jde založit a naplánovat s předstihem. ## Na co si dát pozor ### Připomínka odejde i těm, kdo už jsou registrovaní Klasika, která organizátora shodí v očích právě těch nejaktivnějších lidí. Kampaň s připomínkou vždy cílete na stav — ne na celý seznam. Před odesláním se podívejte, kolik příjemců cílení vybralo; pokud je to stejné číslo jako u pozvánky, cílení nesedí. ### Save the date se pošle a druhá vlna se nikdy nekoná Save the date sám o sobě nikoho nezaregistruje — nemá registrační tlačítko. Když se plná pozvánka zdrží, lidé mají termín v kalendáři, ale v seznamu registrovaných nikdo nepřibývá. Datum druhé vlny si domluvte s týmem už ve chvíli, kdy odesíláte první. ### Logistika se pošle všem pozvaným Infomail o parkování a dress code dostane i sto lidí, kteří se nezaregistrovali a nepřijdou. Zvyšuje to počet odhlášení z rozesílky a zbytečně zahlcuje. Cíleno má být na registrované. ### Vlny se poskládají bez ohledu na jazyky U dvojjazyčné události má každá vlna dvě jazykové verze a obě je potřeba napsat. Po dopsání každé vlny přepněte jazyk a zkontrolujte druhou verzi. Kampaň, které chybí předmět nebo obsah v některém jazyce události, nepůjde odeslat ani naplánovat — s druhou verzí proto počítejte už při plánování vln, ne až v den rozesílky. ## Související články - [Zvací e-mail jako save the date](https://aidocs.happenee.com/cs/zvaci-e-mail-jako-save-the-date.md) - [Kdy použít zvací e-mail a kdy e-mailovou kampaň](https://aidocs.happenee.com/cs/kdy-pouzit-zvaci-e-mail-a-kdy-kampan.md) - [Cílení komunikace podle skupin a stavů](https://aidocs.happenee.com/cs/cileni-komunikace-podle-skupin-a-stavu.md) - [Komunikační flow v den události](https://aidocs.happenee.com/cs/komunikacni-flow-v-den-akce.md) - [Co zkontrolovat den před událostí](https://aidocs.happenee.com/cs/co-zkontrolovat-den-pred-udalosti.md)