# Jak funguje zvací e-mail > Zvací e-mail je první vlna pozvánek pro přiřazené kontakty. - Kanonický článek (Help Center): https://help.happenee.com/cs/articles/39-jak-funguje-zvaci-e-mail - English version: https://aidocs.happenee.com/en/how-the-invitation-e-mail-works.md - Kolekce: Komunikace a pozvánky - Aktualizováno: 2026-09-21 --- > **Krátce** > Zvací e-mail je systémová zpráva, kterou rozešlete kontaktům přiřazeným k události, aby se dostali na microsite a zaregistrovali. Obsahuje předmět, tělo (s proměnnými), registrační tlačítko, případně ICS soubor a patičku. Hodí se jako **první vlna pozvánek** — typicky po importu kontaktů. Pokud ale potřebujete cílit na různé skupiny nebo plánovat rozesílku, použijte místo něj **e-mailovou kampaň**. ## Jak začít - Nejprve přiřaďte kontakty k události (ve správě kontaktů a skupin). Bez přiřazených kontaktů není koho pozvat. - Vyplňte obsah zvacího e-mailu **ve všech jazycích události** — systém rozesílá variantu podle *preferovaného jazyka* kontaktu. - Než spustíte hromadnou rozesílku, odešlete si zkušební zvací e-mail a ověřte vzhled i funkčnost tlačítka. - Pokud budete potřebovat cílit na různé skupiny nebo odeslat follow-up, připravte si vedle zvacího e-mailu i e-mailové kampaně. ## Detail ### Kde zvací e-mail najdete V levém menu události → modul **Zvací e-mail**. V modulu je editor těla e-mailu, předmět, registrační tlačítko, nastavení, odeslání a statistiky. ### Editor a proměnné Text e-mailu píšete v textovém editoru. Dole najdete **zástupné proměnné** (merge tagy), které systém automaticky nahradí údaji účastníka — jménem, názvem události, datem a dalšími. Stejné proměnné fungují v potvrzovacím e-mailu i v kampaních. Editor zvládá základní formátování. Pokročilejší WYSIWYG je v produktu rozpracovaný; v běžných scénářích si vystačíte se současným editorem. ### Registrační tlačítko — kam má vést V sekci **Kam má registrační tlačítko vést?** vybíráte cíl tlačítka. Nabídka se liší podle typu události: - **Osobní odkaz pro adresáta** — odkaz je svázaný s konkrétním kontaktem. U neplacené události nelze e-mail pro registraci změnit a adresát může účast potvrdit, nebo odmítnout. U placené události odkaz personalizuje microsite a adresát pokračuje na nákup vstupenky, kde smí uvést jiný e-mail. - **Veřejný odkaz** — po kliknutí se zobrazí microsite, kde zájemce zadá libovolný e-mail a pokračuje dál. Odkaz lze veřejně šířit. - **Individuální vstup zdarma** — jen u placené události. Adresát se zaregistruje bez nutnosti koupit vstupenku — to je nástroj na guest list zdarma. Který typ kdy použít je popsané v článku *Osobní a veřejný odkaz: jaký je rozdíl*. ### Úvodní obrázek, ICS a patička Grafické a technické prvky se sdílejí s potvrzovacím e-mailem a microsite, proto se nastavují centrálně v **Nastavení události**: - **Úvodní obrázek** — v sekci Nastavení grafiky. Společný pro zvací e-mail, potvrzovací e-mail, microsite a účastnickou aplikaci. - **Příloha ICS** — v sekci Nastavení e-mailů / ICS souboru. Po rozbalení nabídne účastníkovi přidání události do kalendáře. - **Patička e-mailu** — v sekci Nastavení e-mailů. Buď výchozí text platformy, nebo vlastní. - **Odesílatel a Příjemce odpovědi** — rovněž v Nastavení e-mailů. ### Odeslání — individuální a hromadné V sekci **Odeslání** máte dvě cesty: - **Individuální odeslání zvacího e-mailu** — vyberete konkrétní kontakt a odešlete jen jemu. Hodí se pro zkušební rozesílku (odeslat si ho sám sobě) nebo pro ruční dopozvání jednoho člověka. - **Hromadné odeslání zvacího e-mailu** — rozesíláte na některý z následujících stavů: - **Nepozvaní** — kontakty přiřazené k události, kterým zvací e-mail ještě nebyl odeslán. - **Kdo si nepřečetl zvací e-mail** — pro druhou vlnu, když na první nereagovali. - **Kdo je neregistrovaný (bez odpovědi)** — dostali pozvánku, ale ještě nevyplnili registrační formulář. Systém u toho ukazuje, **kolik kontaktů je k události přiřazeno** a v jakých jazycích — například „43 česky, 13 anglicky, 2 bez nastaveného jazyka“. ### Jazykový fallback podle kontaktu Zvací e-mail se rozesílá podle **preferovaného jazyka** kontaktu ve správě kontaktů a skupin. Proto: - Při importu kontaktů vyplňujte sloupec s jazykem. Pokud jazyk není nastaven, systém použije primární jazyk události. - Preferovaný jazyk se automaticky přednastaví i při registraci z microsite — podle jazyka, v jakém si účastník otevřel microsite. - Máte-li kontakty bez jazyka, doplňte ho před rozesláním, nebo počítejte s tím, že dostanou variantu v primárním jazyce. ### Test zvacího e-mailu Individuální odeslání je zároveň nástroj pro zkoušku — odešlete si zvací e-mail sám sobě (nebo na testovací adresu) a ověřte vzhled, proměnné a funkčnost tlačítka. Vždycky otestujte ještě **druhý jazyk**, nejen primární. ### Statistiky a reporting Pod odesláním najdete přehled stavu zvacího e-mailu — komu byl odeslán, kdo ho otevřel, kdo na něj reagoval registrací. Tyto stavy zároveň slouží jako cílení pro další rozesílky („kdo si nepřečetl“, „bez odpovědi“). ### Legacy status a směřování k e-mailovým kampaním Zvací e-mail je historicky daný modul — byl v produktu dřív než e-mailové kampaně. Nemá napojení na reporty v takovém rozsahu jako kampaně a **neumí cílit podle skupin**, jen podle stavů účastníků. Pokud potřebujete flexibilněji cílit, plánovat rozesílku nebo dorozesílat nově přiřazeným kontaktům, použijte kampaň. Produkt v této oblasti postupně směřuje k tomu, aby veškerá zvací komunikace šla přes kampaně. Zvací e-mail jako takový zatím běží dál a je plně funkční. ## Na co si dát pozor ### Organizátor vyplní zvací e-mail jen v primárním jazyce a kontakty s druhým jazykem nedostanou pozvánku ve svém jazyce Po přepnutí vlajky v pravém horním rohu vyplňte tělo i předmět i v sekundárním jazyce. Před rozesláním si pošlete testovací zvací e-mail v obou jazycích. ### Organizátor importuje kontakty bez sloupce s preferovaným jazykem a následně se diví, proč angličtí účastníci dostali pozvánku česky Při importu vyplňujte sloupec s jazykem. Pokud chybí, ve správě kontaktů ho doplňte jednotlivě nebo hromadnou úpravou — a teprve pak spusťte rozesílku. ### Organizátor chce pozvat jen konkrétní skupinu (například VIP), ale přes zvací e-mail to nejde Zvací e-mail cílí pouze podle stavů, ne podle skupin. Pro cílení na skupiny použijte **e-mailovou kampaň**. ### Organizátor očekává, že zvací e-mail půjde i kontaktům, které ještě nepřiřadil k události Přiřaďte kontakty k události ve správě kontaktů a skupin — teprve pak se objeví v rozesílce. ### Organizátor zapomene, že úvodní obrázek a patička nejsou v modulu Zvací e-mail, a hledá je uvnitř editoru Grafika a příloha ICS se řídí z **Nastavení události** (sekce Grafika a E-maily). V modulu Zvací e-mail editujete hlavně tělo a předmět. ## Související články - [Jak funguje potvrzovací e-mail](https://aidocs.happenee.com/cs/jak-funguje-potvrzovaci-e-mail.md) - [Kdy použít zvací e-mail a kdy e-mailovou kampaň](https://aidocs.happenee.com/cs/kdy-pouzit-zvaci-e-mail-a-kdy-kampan.md) - [Vytvoření a odeslání e-mailové kampaně](https://aidocs.happenee.com/cs/vytvoreni-a-odeslani-e-mailove-kampane.md) - [Správa kontaktů a skupin ve workspace](https://aidocs.happenee.com/cs/sprava-kontaktu-a-skupin-ve-workspace.md) - [Osobní a veřejný odkaz: jaký je rozdíl](https://aidocs.happenee.com/cs/primy-a-verejny-odkaz-jaky-je-rozdil.md) - [Co dělat, když nepřišel e-mail](https://aidocs.happenee.com/cs/co-delat-kdyz-neprisel-e-mail.md) - [Microsite vs účastnická aplikace: jak přemýšlet nad flow účastníka](https://aidocs.happenee.com/cs/microsite-vs-ucastnicka-aplikace-jak-premyslet-nad-flow-ucastnika.md) - [Cílení komunikace podle skupin a stavů](https://aidocs.happenee.com/cs/cileni-komunikace-podle-skupin-a-stavu.md) - [Doporučený setup pro interní firemní event](https://aidocs.happenee.com/cs/doporuceny-setup-pro-interni-firemni-event.md) - [Doporučený setup pro externí klientský event](https://aidocs.happenee.com/cs/doporuceny-setup-pro-externi-klientsky-event.md) - [Zvací e-mail jako save the date](https://aidocs.happenee.com/cs/zvaci-e-mail-jako-save-the-date.md) - [Jak fungují zástupné proměnné](https://aidocs.happenee.com/cs/jak-funguji-zastupne-promenne.md)