# Doporučené pořadí setupu eventu krok za krokem

> Pořadí kroků setupu eventu, které respektuje závislosti mezi nimi.

- Kanonický článek (Help Center): https://help.happenee.com/cs/articles/8-doporucene-poradi-setupu-eventu-krok-za-krokem
- English version: https://aidocs.happenee.com/en/recommended-order-for-setting-up-an-event-step-by-step.md
- Kolekce: Začínáme s Happenee
- Aktualizováno: 2026-09-21

---

> **Krátce**
> Setup eventu v Happenee má logiku, která respektuje závislosti mezi jednotlivými kroky. Skupiny musí existovat předtím, než na ně budete cílit viditelnost v registračním formuláři. Kontakty musí být ve workspace, než je přiřadíte k eventu. Program musí být vytvořený, než k němu přiřadíte řečníky. Tento článek vám dá pořadí, které se osvědčilo — nejprve spuštění registrace, potom provozní fáze, potom průběh události a nakonec reporting.

## Jak začít

- Než začnete, ujistěte se, že máte připraveno: základní kontakty a skupiny ve workspace, GDPR nastavení, patičku e-mailů.
- Pracujte po etapách — nesnažte se mít všechno hotové naráz. Některé věci se nastavují až v druhé fázi.
- U každé etapy si odbavte „blocking“ rozhodnutí dříve, než se pustíte do detailů.

> **Poznámka:** Pokud pořádáte opakující se události, ušetříte si čas **kopií existující události** — Happenee zduplikuje nastavení (grafiku, registrační formulář, microsite, e-maily, obsahové a engagement funkce) do nové události, bez účastníků a transakčních dat. Co přesně se přenese a na co si dát pozor, najdete v článku [Kopírování události](https://aidocs.happenee.com/cs/kopirovani-udalosti.md). **Šablony eventu** jako znovupoužitelné vzory jsou zatím v přípravě. Nezávisle na tom udržujte jasnou strukturu skupin, vlastních polí kontaktů a GDPR šablony v nastavení workspace — tyto části se napříč událostmi nepřenastavují.

## Detail

### Naplánujte nejbližší skutečný termín

Oddělte datum události od termínu, kdy potřebujete rozeslat pozvánky a otevřít registraci. Před tím musí být připravené potřebné podklady, případné nastavení domény, zaškolení a test. Rozsah a termíny potvrďte podle sjednané spolupráce; platnost nabídky a období licence nejsou totéž.

Pro spuštění registrace dokončete obsah, který host potřebuje k rozhodnutí a registraci. Další program nebo účastnickou aplikaci můžete připravovat později, pokud na nich registrace nezávisí. Určete, kdo zbývající obsah dodá a kdy jej účastník dostane.

### Etapa 0 — Před založením eventu (workspace)

Tato etapa platí pro celý workspace. U další události ověřte změny firmy, odesílatele, přístupů a podkladů. Pokud vše odpovídá aktuálnímu zadání, pokračujte etapou 1.

1. **Nastavení workspace** — informace o společnosti, výchozí patička e-mailů a microsite (typicky řeší zákaznická podpora na vaši žádost).
2. **Vlastní pole kontaktů** — pokud víte, že budete chtít u kontaktů evidovat specifické informace napříč všemi eventy (firma, pozice, interní ID), nastavte je teď.
3. **Ochrana osobních údajů (GDPR)** — šablona zpracování, souhlasy nad rámec (marketing, fotky). Bez toho nesmíte legálně spouštět registrace.
4. **Import kontaktní databáze** — pokud máte stávající databázi účastníků, naimportujte ji.
5. **Založení základních skupin** — VIP, speakeři, klientské segmenty, interní tým.

### Etapa 1 — Založení eventu a klíčová rozhodnutí

1. **Vytvoření nového eventu** — název, datum, čas, časové pásmo, typ (Fyzická / Virtuální / Hybridní).
2. **Primární jazyk** — rozhodněte podle očekávaných národností účastníků. Pokud přijedou cizinci, primární jazyk = angličtina. **Toto rozhodnutí je po vytvoření eventu nevratné.**
3. **Sekundární jazyky** — přidejte další jazyky, ve kterých budete obsah publikovat.
4. **Rozhodnutí o typu registrace** — veřejná, uzavřená, nominovaná, se schvalováním? S doplněním informací nebo automatická? Placená nebo zdarma? (Viz [Výběr správného typu registrace](https://aidocs.happenee.com/cs/vyber-spravneho-typu-registrace.md).)

### Etapa 2 — Skupiny, viditelnost, základní struktura

1. **Struktura skupin pro tento event** — vytvořte skupiny, které budete používat v registračním formuláři, na cílení viditelnosti a komunikace.
2. **Přiřazení kontaktů k eventu** — z workspace přiřaďte, kdo patří k této události. U uzavřené registrace tím určujete, kdo dostane osobní odkaz.

### Etapa 3 — Obsah eventu

V této fázi plníte informační základ eventu. Pořadí v rámci etapy není striktní, ale několik závislostí platí:

1. **Lokalita** — kde se událost koná.
2. **Kontakt** — kdo je kontaktní osoba za organizaci.
3. **Program** — nejdřív typy sessions (pokud relevantní), potom jednotlivé sessions.
4. **Řečníci** — až po vytvoření programu, aby je šlo přiřazovat k sessions.
5. **Sponzoři, vystavovatelé** — pokud jsou součástí události.
6. **Vlastní obsah, FAQ, informační bloky** — specifické informace pro účastníky.

U každé obsahové funkce rozhodněte:

- Kde se zobrazí (microsite, aplikace, obojí)?
- Kdo ho uvidí (všichni, nebo vybrané skupiny)?

### Etapa 4 — Registrační formulář

1. **Kontaktní údaje** — určete, která pole jsou povinná, nepovinná, skrytá.
2. **Doplňující otázky** — přidejte otázky specifické pro tento event (strava, parkování, workshop, ubytování).
3. **Podmíněné otázky** — pokud některé otázky závisí na jiných odpovědích, propojte je.
4. **Viditelnost podle skupin** — pokud má otázka být viditelná jen některým účastníkům, nastavte.
5. **Náhled formuláře** — vyzkoušejte si celý flow z pohledu účastníka.

### Etapa 5 — Komunikace

1. **Zvací e-mail** — obsah, design, vložené odkazy. Krátký a úderný, cílem je dostat účastníka na microsite.
2. **Potvrzovací e-mail** — obsahuje QR vstupenku, odkazy na aplikaci, další informace.
3. **E-mailové kampaně** — pokud plánujete další komunikaci před událostí (připomínky, detaily, praktické info).
4. **Test odeslání** — odešlete si zvací i potvrzovací e-mail na testovací adresu, ověřte odkazy a zobrazení.

### Etapa 6 — Microsite a aplikace

1. **Microsite** — ověřte vizuální vzhled, jazyky, obsah jednotlivých funkcí a modulů.
2. **Účastnická aplikace** — pokud ji využíváte, projděte, jak se obsah zobrazuje v mobilní a webové verzi.
3. **Viditelnost funkcí a modulů** — znovu projděte, co je kde zapnuté.

### Etapa 7 — Spuštění registrace

1. **Finální kontrola** — náhledy v microsite i aplikaci, všechny jazyky, test registrace.
2. **Spuštění** — sdílení odkazu (veřejný nebo osobní odkazy podle typu registrace), odeslání zvacích e-mailů.

### Etapa 8 — Průběh registračního období

V této fázi je event veřejný. Sledujte:

- Statistiky registrací
- Chybové e-maily (nepřišel zvací e-mail, problém s odkazem)
- Změny kapacit, schvalování (pokud je zapnuté)
- E-mailové kampaně — připomínky, detaily programu, praktické informace

### Etapa 9 — Příprava na den události

1. **Kontrola check-in nastavení** — kdo bude odbavovat, které zóny, QR skenery.
2. **Účty pro personál** — pokud delegujete odbavení na třetí stranu.
3. **Tisk jmenovek** — pokud tisknete, projděte layout a připravte export.
4. **Seating** — pokud používáte, dokončete přiřazení sedadel.
5. **Oznámení pro první den** — připravené push notifikace.

### Etapa 10 — Den události

1. Odbavení účastníků (Prezence).
2. Operativní oznámení (změny v programu, praktické info).
3. Reakce na otázky účastníků přes aplikaci.

### Etapa 11 — Po události

1. **Statistiky** — celková účast, zaplněnost workshopů, vývoj registrací.
2. **Dotazník / zpětná vazba** — pokud je zapnutá.
3. **Follow-up komunikace** — poděkování, materiály, další kroky.
4. **Export dat** — pokud potřebujete data pro interní reporting.

## Na co si dát pozor

### Pokus dokončit všechno najednou — obsah, registraci, komunikaci, aplikaci. Ztráta přehledu, kde je co rozpracované

Pracujte po etapách. Nejprve rozhodněte jazyk, typ registrace a skupiny. Před spuštěním dokončete a otestujte registrační cestu a obsah, který pro ni účastník potřebuje. Pozdější obsah nemusí blokovat registraci, pokud na něm nezávisí formulář ani příslib účastníkovi.

### Řečníci se přiřazují k sessions, které ještě neexistují

Pořadí v etapě 3: nejdřív typy sessions, pak sessions, pak řečníci. Když to zvládnete v tomto pořadí, nebudete se vracet.

### Skupiny se zakládají až v momentě, kdy se nastavuje podmíněná otázka nebo cílení komunikace. Výsledkem je chaos a ruční přiřazování

Skupiny naplánujte v etapě 2, tedy **před registračním formulářem**. Aby je formulář uměl automaticky přiřazovat, musí existovat.

### Test registrace se dělá až po odeslání zvacích e-mailů. Chyby se objeví, když už je pozdě

Vždy proveďte test — projděte si registraci jako účastník, nechte si přijít všechny e-maily, otevřete QR vstupenku, podívejte se do aplikace. Lepší je najít chybu hodinu před spuštěním než hodinu po.

### Všechen obsah se vyplňuje jen v jednom jazyce, druhý se zapomene

Po každé úpravě přepněte vlajkou jazyk a ověřte. Zejména před spuštěním projděte všechny jazyky celkově.

### Změna zadání se nepřenese do další práce

Při změně termínu, firmy, odkazů nebo domluveného rozsahu projděte, co už bylo odesláno a co se teprve připravuje. Určete aktuální verzi podkladů a ověřte změněnou cestu z pohledu účastníka. Starší nabídka ani zkopírovaná událost nenahrazují aktuální zadání.

## Související články

- [Co nastavit jako první po vytvoření eventu](https://aidocs.happenee.com/cs/co-nastavit-jako-prvni-po-vytvoreni-eventu.md)
- [Výběr správného typu registrace](https://aidocs.happenee.com/cs/vyber-spravneho-typu-registrace.md)
- [Microsite vs účastnická aplikace: jak přemýšlet nad flow účastníka](https://aidocs.happenee.com/cs/microsite-vs-ucastnicka-aplikace-jak-premyslet-nad-flow-ucastnika.md)
- [Must-have, optional a advanced funkce a moduly podle typu události](https://aidocs.happenee.com/cs/must-have-optional-a-advanced-moduly-podle-typu-akce.md)
- [Minimální doporučený setup pro malý, střední a větší event](https://aidocs.happenee.com/cs/minimalni-doporuceny-setup-pro-maly-stredni-a-vetsi-event.md)
- [Vytvoření nové události](https://aidocs.happenee.com/cs/vytvoreni-nove-udalosti.md)
- [Kopírování události](https://aidocs.happenee.com/cs/kopirovani-udalosti.md)
- [Nastavení registračního formuláře](https://aidocs.happenee.com/cs/nastaveni-registracniho-formulare.md)
- [Doporučený setup pro interní firemní event](https://aidocs.happenee.com/cs/doporuceny-setup-pro-interni-firemni-event.md)
- [Doporučený setup pro externí klientský event](https://aidocs.happenee.com/cs/doporuceny-setup-pro-externi-klientsky-event.md)
- [Doporučený setup pro konferenci](https://aidocs.happenee.com/cs/doporuceny-setup-pro-konferenci.md)
- [Doporučený setup pro expo / veletrh](https://aidocs.happenee.com/cs/doporuceny-setup-pro-expo-veletrh.md)
- [Doporučený setup pro incentive / itinerář](https://aidocs.happenee.com/cs/doporuceny-setup-pro-incentive-itinerar.md)
- [Jak opravovat věci ex post](https://aidocs.happenee.com/cs/jak-opravovat-veci-ex-post.md)
- [Dokumentace Happenee ve vašem AI asistentovi](https://aidocs.happenee.com/cs/dokumentace-happenee-ve-vasem-ai-asistentovi.md)
- [Plánování události a kde pomůže Happenee](https://aidocs.happenee.com/cs/planovani-udalosti-a-kde-pomuze-happenee.md)