# Co zkontrolovat den před událostí > Pre-flight checklist pro poslední den před událostí — komunikace, data účastníků, technika u vstupu, jmenovky a lidé, kteří budou odbavovat. - Kanonický článek (Help Center): https://help.happenee.com/cs/articles/82-co-zkontrolovat-den-pred-udalosti - English version: https://aidocs.happenee.com/en/what-to-check-the-day-before-the-event.md - Kolekce: Den události a provoz na místě - Aktualizováno: 2026-10-27 --- > **Krátce** > Den před událostí už neměníte koncept — kontrolujete, že všechno domluvené opravdu funguje. Projděte pět oblastí: **komunikaci**, **data účastníků**, **techniku u vstupu**, **jmenovky** a **lidi**, kteří budou odbavovat. Rozsah a čas kontroly přizpůsobte počtu různých cest účastníků, zařízení a lidí v obsluze. ## Jak začít Vyhraďte si na kontrolu blok času den předem, ne ráno v den události. Ráno už na opravy není prostor — tiskárna se nedá pořídit, účty pro obsluhu se nezapnou a e-mail se nedá vzít zpátky. ## Detail ### Komunikace - **Odešel infomail registrovaným?** Ověřte v detailu kampaně, že rozesílka proběhla a kolik e-mailů se nedoručilo. U nedoručených zpráv ověřte dostupný důvod a konkrétní případ. Samotný počet neprokazuje chybu adres ani nevylučuje jinou příčinu. - **Máte připravenou ranní kampaň?** Pokud chcete ráno poslat e-mail s QR vstupenkou, kampaň musí být hotová a naplánovaná už teď. - **Sedí obě jazykové verze?** U dvojjazyčné události otevřete obě mutace každé připravené zprávy. Prázdná druhá verze je nejčastější chyba, kterou v den události nikdo nestihne opravit. - **Poslali jste si test?** Kampaň naplánovanou na ráno si nejdřív pošlete na vlastní adresu a otevřete ji na telefonu. ### Data účastníků - **Kolik lidí je registrovaných a kolik jen pozvaných?** Rozdíl ukáže kontakty bez dokončené registrace; sám nepředpovídá, kolik jich dorazí. Pozvaní bez registrace nemají QR kód. - **Mají všichni vyplněný e-mail?** Kontakt bez e-mailu nedostane vstupenku a na místě se bude řešit ručně. - **Sedí skupiny?** Pokud podle skupin řídíte vstup do VIP zóny nebo výdej dárků, zkontrolujte počty ve skupinách. Doplňovat je ráno je pozdě. - **Víte o účastnících se zvláštním režimem?** Řečníci, VIP hosté, doprovod — projděte je jménem a ověřte, že mají správné zařazení. ### Technika u vstupu - **Jsou účty pro obsluhu funkční?** Nechte každého člena personálu přihlásit se do servisní aplikace ještě dnes. - **Je aplikace nainstalovaná na zařízeních, která opravdu půjdou na místo?** - **Jsou nastavená místa check-inu** a jejich typy podle rozvržení události? - **Proběhl zkušební sken?** Zaregistrujte testovací účet a projděte celou cestu od potvrzovacího e-mailu po sken. - **Je nabité všechno, co poběží na baterii** — telefony, tablety, tiskárna, powerbanky. ### Jmenovky - **Vytiskli jste testovací jmenovku?** Ověřte i to, že se na štítek vejde nejdelší jméno a firma z vašich dat. - **Máte dost štítků a náhradní roli?** Uprostřed fronty se role mění špatně. - **Víte, kdo tiskne?** Určete, jestli se tiskne on-demand při odbavení, nebo předem. ### Průchod běžného hosta i výjimky - Vyzkoušejte běžný QR průchod a zvlášť postup pro chybějící registraci, nesprávnou skupinu nebo opravu údajů účastníka, pokud se vás tyto situace týkají. Postupy najdete v článku *Jak opravovat věci ex post*. - Použijte zařízení a přístup obsluhy, které budou skutečně na místě. Funkční kontrola v administraci nepotvrzuje fungování servisní aplikace. - Ověřte, co u vás sken skutečně zaznamená. Stav *Přišel* zapíše jen místo typu **Příchod**; **Kontrola opakovaně** a **Kontrola jednorázově** slouží pro zónu, autobus nebo výdej dárku, sken se počítá k danému místu a stav účastníka nemění. U více vstupů zkontrolujte, že má každá obsluha vybrané své místo a jeho typ. - Pokud tisknete jmenovky předem, počítejte s tím, že účast vzniká až skenem na příchodu, ne tiskem. Sken mezi účastníky v Networkingu je něco jiného: ukládá kontakt a s docházkou nesouvisí, takže v jeho statistikách nehledejte, kdo dorazil. - Počet míst check-inu posuďte podle očekávané příchozí špičky, rychlosti skutečného průchodu a obsluhy výjimek; celkový počet hostů sám nestačí. - Zapište, kdo rozhodne při problému a jak obsluha předá dotaz, který sama nevyřeší. ### Lidé - **Ví každý, kde stojí a co dělá?** Přiřaďte konkrétní místo check-inu konkrétnímu člověku. - **Má někdo přístup do administrace?** U vstupu se hodí notebook s webovým nástrojem **Check-in (Prezence)** — jen z něj znovu odešlete vstupenku nebo zobrazíte QR kód na obrazovce. - **Máte fallback?** Domluvte dopředu, co se stane, když vypadne wi-fi, dojdou štítky nebo se zasekne tiskárna. ## Na co si dát pozor ### Kontrola se nechá na ráno v den události Ráno zjistíte problém, ale nemáte čas ani prostředky ho vyřešit. Účty pro obsluhu zapíná customer success, tiskárnu z půjčovny nepřivezou během hodiny a odeslaný e-mail nevrátíte. Den předem máte ještě všechny tyhle možnosti. ### Kontroluje se jen technika Nejčastější zdroj chaosu u vstupu nejsou zařízení, ale data a lidi: nezaregistrovaní hosté bez QR kódu, chybějící e-maily, nikdo neví, kdo stojí u kterého vstupu. Techniku zvládne obsluha vyřešit, dezorientaci ne. ### Testovací účet se nepoužije Kontrola „na oko" v administraci neukáže, co uvidí účastník. Projděte cestu opravdu — registrace, potvrzovací e-mail, QR kód v telefonu, sken v aplikaci. Zahrňte varianty, které mají odlišná oprávnění nebo zařízení, a ponechte čas na opravu a opakovaný test. ## Související články - [Příprava servisní aplikace před událostí](https://aidocs.happenee.com/cs/priprava-servisni-aplikace-pred-udalosti.md) - [Co zkontrolovat v den události](https://aidocs.happenee.com/cs/co-zkontrolovat-v-den-udalosti.md) - [Komunikační flow před událostí](https://aidocs.happenee.com/cs/komunikacni-flow-pred-udalosti.md)