# Co je workspace a co je event > Workspace je centrální prostor vaší organizace, event je konkrétní události uvnitř něj. - Kanonický článek (Help Center): https://help.happenee.com/cs/articles/1-co-je-workspace-a-co-je-event - English version: https://aidocs.happenee.com/en/what-is-a-workspace-and-what-is-an-event.md - Kolekce: Začínáme s Happenee - Aktualizováno: 2026-09-01 --- > **Krátce** > V Happenee jsou dva klíčové pojmy, které musíte pochopit hned na začátku: **workspace** a **event**. Workspace je centrální prostor vaší organizace — jeden účet, ve kterém se hromadí všechny události a všichni účastníci. Event je konkrétní událost uvnitř workspace — má svůj program, svoji registraci, svoji komunikaci. Pochopení, co patří na úroveň workspace a co na úroveň eventu, vám ušetří práci napříč všemi budoucími událostmi. ## Jak začít - Ujasněte si, že pod jedním workspace běží všechny vaše události — minulé i připravované. - Rozhodněte, co má smysl nastavovat jednou na úrovni workspace (GDPR, patička e-mailů, vlastní pole kontaktů), a co naopak patří do nastavení konkrétního eventu (registrace, program, obsah). - Teprve pak vytvořte první event. ## Detail ### Workspace — jeden prostor pro celou organizaci Workspace je administrátorský účet, pod kterým běží celá vaše práce v Happenee. Typicky ho má jedna organizace — společnost, agentura, oddělení. Jeden workspace má v současnosti jednoho administrátora (jeden přístupový e-mail). V rámci workspace se sdílí: - **Databáze kontaktů** — všichni lidé, které jste kdy do Happenee naimportovali, existují jako kontakty ve workspace. Nejsou „navěšeni“ na konkrétní event. Když založíte nový event, prostě je k němu přiřadíte. - **Skupiny** — skupiny (VIP, speakeři, klientské segmenty) žijí na úrovni workspace a můžete je používat napříč eventy. - **Vlastní pole kontaktů** — rozšíření standardních kontaktních údajů. Jednou založené pole se propisuje do všech eventů. - **Výchozí nastavení GDPR a podmínek** — šablona zpracování osobních údajů, souhlasy nad rámec (marketing, publikace fotek atd.) platí napříč všemi eventy. - **Soubory** — centrální úložiště dokumentů, na které lze odkazovat z libovolného eventu. - **Faktury** — přehled všech vystavených faktur pro workspace, pokud používáte placené vstupenky. - **Patička e-mailu a microsite** — výchozí texty, které se propisují do všech eventů. ### Event — konkrétní událost Event je jednotlivá událost, kterou organizujete — konference, firemní setkání, workshop, galavečer. Patří do workspace a dědí z něj výše zmíněné sdílené prvky. Zároveň má vlastní nastavení, která platí jen pro něj: - **Základní informace** — název, datum, čas, časové pásmo, Typ události (Fyzická / Virtuální / Hybridní), primární jazyk. - **Registrační formulář a doplňující otázky** — ty se ukládají k danému eventu. To, jakou otázku přidáte do formuláře konference v březnu, nijak neovlivní formulář workshopu v září. - **Program, Řečníci, Lokalita, Sponzoři, Vystavovatelé** — veškerý obsah je specifický pro event. - **Microsite a účastnická aplikace** — každý event má vlastní microsite a vlastní data v aplikaci. - **Komunikace** — zvací a potvrzovací e-maily, e-mailové kampaně, oznámení. - **Přiřazení účastníci** — kontakty z workspace jsou k eventu přiřazeny, samotné kontakty ale zůstávají ve workspace. ### Jak workspace a event spolupracují Nejlepší způsob, jak si vztah představit: workspace je **firemní adresář a pravidla**, event je **konkrétní projekt**. Příklad z praxe: - V lednu pořádáte konferenci. Naimportujete si 2 000 kontaktů do workspace a 600 z nich přiřadíte ke konferenci. - V květnu pořádáte klientský workshop. Kontakty už máte — jen vyberete 120 z nich a přiřadíte k workshopu. - V září máte firemní setkání. Přiřadíte třeba 80 lidí, kteří byli v lednu na konferenci. Žádný z těchto účastníků jste nemuseli importovat třikrát. A jejich data (vyplněná při registraci na konferenci) ve workspace zůstávají — rozšiřují profil kontaktu napříč všemi událostmi. ### Co z toho plyne pro nastavení Některé věci řešte **jednou na úrovni workspace**, abyste se k nim nevraceli u každého eventu: - GDPR šablona - Souhlasy nad rámec (marketing, fotky, třetí strany) - Patička e-mailu - Vlastní pole kontaktů - Import standardní databáze kontaktů a skupin Ostatní věci řešte **uvnitř eventu**: - Registrační formulář a doplňující otázky (každý event má jiné) - Obsah (program, řečníci, sponzoři) - Komunikaci a kampaně ## Na co si dát pozor ### Import kontaktů zvlášť pro každý event, jako by šlo o samostatné databáze Importujte kontakty jednou do workspace a dál je jen přiřazujte k jednotlivým eventům. Happenee je navržené na tento způsob práce. ### Vlastní pole kontaktů vytvořená uvnitř eventu v domnění, že jsou specifická pro danou událost Vlastní pole kontaktů patří do workspace. Fungují napříč všemi eventy — to je jejich smysl. Informace specifické pro jednu událost patří do doplňujících otázek registračního formuláře, ne do vlastních polí kontaktů. ### GDPR šablona a souhlasy se nastavují zvlášť u každého eventu, přestože jsou společné pro celou organizaci GDPR nastavujete jednou na úrovni workspace. U jednotlivých eventů jen ověřujete, že se správně propisuje. ## Související články - [Orientace v administraci Happenee](https://aidocs.happenee.com/cs/orientace-v-administraci-happenee.md) - [Co nastavit jako první po vytvoření eventu](https://aidocs.happenee.com/cs/co-nastavit-jako-prvni-po-vytvoreni-eventu.md) - [Microsite vs účastnická aplikace: jak přemýšlet nad flow účastníka](https://aidocs.happenee.com/cs/microsite-vs-ucastnicka-aplikace-jak-premyslet-nad-flow-ucastnika.md) - [Vytvoření nové události](https://aidocs.happenee.com/cs/vytvoreni-nove-udalosti.md) - [Správa kontaktů a skupin ve workspace](https://aidocs.happenee.com/cs/sprava-kontaktu-a-skupin-ve-workspace.md) - [Dokumentace Happenee ve vašem AI asistentovi](https://aidocs.happenee.com/cs/dokumentace-happenee-ve-vasem-ai-asistentovi.md)